GDPR

Ik ben een klant van Proactify

Bewaart Proactify persoonsgegevens van mij?

Ja!

Wij beschikken waarschijnlijk over de persoonsgegevens van enkele leden binnen jouw onderneming. Met persoonsgegevens bedoelen we in dit geval de namen en rechtstreekse contactgegevens van de leden van jouw onderneming waar wij mee in contact staan tijdens de uitvoering van jouw project.

Die gegevens worden bezorgd aan de medewerkers van Proactify die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van jouw project. Op die manier kunnen zij steeds contact opnemen met jou of één van je collega’s als zij een vraag hebben. Zo kan ook onze teamleader jou contacteren om je bijvoorbeeld aan het einde van elke week op de hoogte brengen van de resultaten van de afgelopen week.

Daarnaast gebruiken wij die gegevens ook om je af en toe op de hoogte te brengen van leuke weetjes en gebeurtenissen binnen Proactify door middel van onze nieuwsbrief die bij elke seizoenswisseling verstuurd wordt. Ook wanneer wij een netwerkevenement of interessante opleiding organiseren, bezorgen we jou daar graag een uitnodiging van.

Waar moet ik rekening mee houden bij het aanleveren of aankopen van een database?

Bij aanvang van een project hebben we een database nodig van ondernemingen die gecontacteerd moeten worden tijdens het project. Die database werd aangeleverd door uzelf of door ons.

Wanneer de database door ons aangeleverd wordt, bevat die database op dat moment nog geen persoonsgegevens, maar enkel algemene bedrijfsgegevens. Sinds de invoering van de GDPR is het dus niet meer mogelijk om via onze leverancier een database aan te kopen waar de namen van bijvoorbeeld zaakvoerders of financieel verantwoordelijken al in vermeld staan op het moment van aankoop.

Wanneer de database door jou aangeleverd wordt, vragen wij ook aan jou om voorafgaand alle persoonsgegevens (namen, rechtstreekse e-mailadressen en rechtstreekse telefoonnummers) te verwijderen. Indien dat nog niet gebeurd is op het moment dat wij de database ontvangen, zorgen wij voor de verwijdering van die gegevens vooraleer we van start gaan.

Bij sommige projecten is het noodzakelijk dat de database door jou wordt aangeleverd. Dat gaat om tevredenheidsonderzoeken bij bestaand cliënteel, upselling bij bestaand cliënteel, de opvolging van offertes of de heractivatie van slapend cliënteel. In dat geval bestaat de database uit ondernemingen waar je vandaag mee in contact staat of in het verleden contact mee had. Je hebt dan twee opties:

  • Optie 1: je levert een database aan zonder persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat we tijdens onze telefonische gesprekken bij de juiste persoon terecht komen.
  • Optie 2: je levert een database aan met de contactgegevens van de persoon waarmee jij contact hebt of had. In dat geval kunnen we tijdens onze gesprekken rechtstreeks naar die persoon vragen, wat over het algemeen minder tijd in beslag neemt. Let wel op, als je voor optie 2 kiest draag jij de eindverantwoordelijkheid voor de persoonsgegevens die je aan ons bezorgd hebt. Dat wilt zeggen dat het jouw taak is om ervoor te zorgen dat die gegevens op een rechtmatige manier verkregen werden en dat je de toestemming van die personen hebt ontvangen om hun gegevens door te geven aan een derde partij. Als je voor optie 2 kiest, kan Proactify in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden bij een eventuele audit of klacht.

Hoe zit het met de persoonsgegevens die verzameld worden tijdens de uitvoering van mijn project?

Tijdens de uitvoering van je project is het mogelijk dat wij persoonsgegevens verzamelen. Dat gaat dan steeds over de naam van een zekere contactpersoon en zijn/haar rechtstreekse contactgegevens. Wij verzamelen die gegevens uitsluitend wanneer dat bijdraagt tot de kwaliteit van de uitvoering van het project of wanneer dat noodzakelijk is om de vooraf bepaalde duurtijd van het project te respecteren.

Wanneer wij eender welke persoonsgegevens verzamelen en bewaren, zorgen wij ervoor dat we daar de toestemming van de persoon in kwestie voor hebben. Die toestemming wordt eerst telefonisch verkregen en nadien schriftelijk bevestigd.

Aan het einde van het project worden alle persoonsgegevens verwijderd uit de database.

Je kunt als klant tijdens het project op elk moment de database opvragen en die wordt in elk geval aan het einde van het project aan jou bezorgd. Vooraleer de database aan jou bezorgd wordt, verwijderen wij alle persoonsgegevens. Daar hebben we namelijk niet de correcte toestemming voor verkregen.

Bellen uit naam van Proactify of uit naam van mijn eigen onderneming?

Een telefonisch gesprek kan op twee manieren aangepakt worden en jij bepaalt zelf welke manier wij hanteren bij jouw project.

  • Optie 1: we bellen uit naam van Proactify en vermelden dat we in opdracht van jouw onderneming bellen.
  • Optie 2: we vermelden enkel de naam van jouw onderneming en wekken de indruk dat wij medewerkers van jouw onderneming zijn.

Als je kiest voor optie 1 wordt Proactify beschouwd als eindverantwoordelijke voor eventueel verzamelde persoonsgegevens tijdens de uitvoering van het project. Wij zorgen ervoor dat die gegevens op een correcte manier verzameld, bewaard, verwerkt en beveiligd worden. Een eventuele audit of klacht valt dan ook ten laste van Proactify.

Als je kiest voor optie 2 wordt jouw onderneming beschouwd als eindverantwoordelijke. Indien er persoonsgegevens verzameld worden is het dan ook jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat die gegevens bewaard en verwerkt worden in lijn met de wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens. Bij een eventuele audit of klacht kan Proactify op geen enkele manier en in geen enkel geval als aansprakelijk beschouwd worden. Als je kiest voor optie 2 vragen wij daarom om bewijs te leveren dat je GDPR-compliant werkt alvorens het project te starten. In dat geval hebben wij een mailaccount nodig met de extensie van jouw onderneming. Zonder dat account kunnen we onmogelijk aan de slag gaan.

Ik heb gesolliciteerd bij Proactify

Wat leuk dat je gesolliciteerd hebt bij Proactify, bedankt voor je interesse!

Graag bezorgen we jou wat meer informatie over onze sollicitatieprocedure zodat je weet wat je te wachten staat. Die procedure bestaat uit enkele vaste stappen neemt maximaal 3 maanden in beslag. Door proactief te solliciteren, heb je ons toestemming gegeven om de gegevens die je aan ons bezorgd hebt te bewaren gedurende het volledige rekruteringsproces om ons in staat te stellen een geschikt profiel te selecteren om ons team te vervolledigen.

We starten met een screening van jouw profiel op basis van het CV dat je gemaild hebt naar jobs@proactify.be. Dat mailaccount wordt beheerd door Lieze Geebelen (onze zaakvoerder) en Katrien Put (onze HR Manager). Zij zijn de enige twee personen die zicht hebben op dat mailaccount en dus ook de enige personen die jouw CV kunnen bekijken. Op basis van die eerste screening beslissen wij of we jouw kandidatuur meenemen naar de volgende ronde. Als je kandidatuur niet weerhouden wordt na deze eerste ronde, ontvang je van ons een e-mail om je daarvan op de hoogte te brengen. Onmiddellijk daarna worden jouw persoonlijke gegevens verwijderd.

De tweede ronde bestaat uit een telefonische screening. Tijdens dat gesprek proberen wij een beter beeld van jouw kandidatuur te krijgen door een aantal vragen te stellen. Die vragen zijn vooral toegespitst op de opleidingen die je doorlopen hebt en je werkverleden. Nadien beslissen we opnieuw of je verdergaat naar de volgende ronde. Als je niet weerhouden bent na deze ronde, ontvang je van ons een e-mail om je daarvan op de hoogte te brengen. Nadien verwijderen wij jouw persoonlijke gegevens.

De volgende ronde bestaat uit een persoonlijk gesprek dat plaatsvindt in ons kantoor in Hasselt. Je wordt daarvoor telefonisch of via mail uitgenodigd. Tijdens dat gesprek proberen wij een beter beeld te krijgen van jouw vaardigheden, competenties, sterktes, zwaktes, opgedane kennis … om te bepalen of je voldoet aan de eisen die onze openstaande functie stelt. Daarnaast proberen wij ook een beter beeld te krijgen van je persoonlijkheid om na te gaan of je in ons huidige team past. Wanneer je na deze rond niet weerhouden bent, wordt je daar telefonisch van op de hoogte gebracht. Je gegevens worden verwijderd als dat het geval is.

Zoals je merkt bewaren we jouw gegevens enkel gedurende de periode dat jouw kandidatuur in aanmerking komt voor de openstaande functie.

Wanneer we jou op eender welk moment in het rekruteringsproces in onze wervingsreserve willen opnemen, zullen we daar voorafgaand jouw toestemming voor vragen. Jij bepaalt zelf of we jouw gegevens mogen bewaren of niet.

Ik werd gecontacteerd door Proactify

Wanneer je gecontacteerd werd door Proactify, was dat om één van onderstaande redenen:

  • We hebben je gecontacteerd in opdracht van een klant en willen je graag enkele vragen stellen in het kader van een onderzoek
  • We willen graag samen met jou bekijken of een partnership voor ons beide interessant kan zijn

We hebben je gecontacteerd in opdracht van een klant

Proactify helpt ondernemingen om meer proactief te werk te gaan. Eén van de manieren waarop wij dat doen, is door ondernemingen meer inzicht te bieden. Dat kan gaan over het contacteren van een bepaalde markt, de eigen interne werking, een commerciële strategie … . Daarnaast helpen wij ondernemingen ook met het genereren van een aanzienlijke pipeline om zo een meer stabiele en continue commerciële groei te creëren. Wij hebben je dus gecontacteerd om je een aantal vragen te stellen en misschien een kennismakingsgesprek tussen jou en onze klant voor te stellen als wij merken dat een dergelijk gesprek interessant kan zijn voor jou.

In het kader van de nieuwe wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens, brengen we je graag op de hoogte op welke manier wij eventueel in aanraking komen met jouw persoonsgegevens.

Wanneer wij een gesprek voeren met jou, is het mogelijk dat wij je toestemming vragen om persoonsgegevens van jou te bewaren. Dat gaat dan om jouw naam en eventueel jouw rechtstreeks e-mailadres of jouw rechtstreeks telefoonnummer. We stellen die vraag natuurlijk enkel en alleen als we je een mail willen sturen of je in de nabije toekomst opnieuw willen contacteren en die gegevens dus absoluut nodig hebben.

Als je ons toestemming geeft om één of meerdere van jouw persoonsgegevens te bewaren, sturen we jou een mail om die toestemming te bevestigen. Als je ondertussen (of op een later tijdstip) van gedachten veranderd bent, kun je door middel van één klik op een knop die toestemming intrekken. Dan verwijderen we jouw gegevens onmiddellijk uit onze bestanden.

Wanneer een project afgerond werd, worden de persoonsgegevens die eventueel verzameld werden tijdens dat project verwijderd. We houden jouw gegevens nooit langer bij dan absoluut nodig is en die gegevens worden in geen enkel geval aan een derde partij bezorgd.

P.S.: als we die intentie wel zouden hebben bij een zeker project, vragen we voorafgaand altijd om jouw toestemming. Jij beslist wat er met jouw gegevens gebeurt!

We hebben je gecontacteerd omdat we je graag willen opnemen in ons netwerk

Binnen Proactify hechten we veel belang aan de uitbreiding van ons netwerk. We hebben jou dan ook gecontacteerd omdat we jou graag willen toevoegen aan ons netwerk. Misschien hebben we elkaar recent ontmoet op een beurs of evenement? Of misschien zijn we ervan overtuigd dat we elkaar kunnen helpen bij het bereiken van onze doelstellingen.

In het kader van de wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens willen wij je alvast melden dat wij geen enkele persoonsgegevens van jou bewaren zonder daar voorafgaand toestemming voor te vragen. Als we van jou toestemming gekregen hebben om één of meerdere van je persoonsgegevens te bewaren, bevestigen we dat nadien ook via mail. Die mail biedt je bovendien de mogelijkheid om met één klik die toestemming terug in te trekken

Wat zijn mijn rechten?

De nieuwe wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens stelt jou in staat meer controle uit te oefenen op de manier waarop je persoonsgegevens bewaard en verwerkt worden. Jij kiest zelf welke organisaties jouw persoonsgegevens mogen bewaren en verwerken en met welke doelstelling.

Recht op inzage

Je hebt het recht om te weten welke organisaties over jouw persoonsgegevens beschikken en om welke gegevens dat dan juist gaat. Bovendien heb je ook het recht te weten op welke manier die gegevens bewaard en verwerkt worden. Daarom mag je bij eender welke organisatie op elk moment gebruik maken van het recht tot inzage. De organisatie in kwestie is dan verplicht je onderstaande informatie te bezorgen?

  • Welke persoonsgegevens worden er bewaard?
  • Voor welk doel worden die gegevens bewaard?
  • Op welke manier worden de gegevens verwerkt en met wel doel?
  • Worden de gegevens bezorgd aan een derde partij en aan wie dan juist?
  • Hoe lang worden de gegevens bewaard?
  • Een kopie van het origineel bestand waarin de gegevens bewaard worden
  • Een overzicht van alle opgevraagde informatie
  • Aanbieden om de gegevens ter plaatste te komen inkijken

Wanneer je gebruik wilt maken van je recht tot inzage, kan dat door contact op te nemen met de organisatie in kwestie. Die zal eerst je identiteit controleren vooraleer je die informatie te bezorgen.

De organisatie in kwestie krijgt 4 weken om de opgevraagde gegevens aan je te bezorgen en dat kan op verschillende manieren:

Wanneer de organisatie aanbiedt de informatie ter plaatse in te komen kijken, is dat vaak omdat het gaat om een erg uitgebreid dossier. In dat geval zou het de organisatie te veel werk bezorgen om een kopie of overzicht jou te bezorgen.

Recht op rectificatie en aanvulling

Je hebt het recht om eventuele onjuiste persoonsgegevens in het bezit van een organisatie te laten wijzigen of aan te vullen.

Een organisatie mag geen onjuiste gegevens verwerken. Wanneer jij merkt dat een organisatie beschikt over gegevens die onjuist of onvolledig zijn, mag je hen daarop wijzen. Het is dan de verantwoordelijkheid van de organisatie om ervoor te zorgen dat de gegevens gecorrigeerd en/of aangevuld worden alvorens opnieuw van start te gaan met de verwerking ervan.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om een organisatie te beperken in de mate waarin of de manier waarop jouw gegevens verwerkt worden. Als gevolg van het recht op inzage ben je op de hoogte van de manier waarop je gegevens verwerkt worden en met welke doelstelling. Je kunt kan dus eisen dat een organisatie een bepaalde verwerking niet uitvoert. De organisatie in kwestie is verplicht te stoppen met die zekere verwerking tenzij zij gerechtvaardigde gronden kan aanhalen om die verwerking toch te blijven uitvoeren. Wanneer die specifieke verwerking bijvoorbeeld noodzakelijk is voor de voortzetting van de organisatie, kan de organisatie weigeren in te gaan op het verzoek van de natuurlijke persoon.

Recht op dataportabiliteit

Je hebt het recht om je digitale persoonsgegevens over te laten dragen. Je kunt dus de digitale versie van jouw persoonsgegevens waarover een organisatie beschikt, aan jezelf laten bezorgen. Je kunt kan ook vragen die digitale persoonsgegevens rechtstreeks aan een andere organisatie te bezorgen.

Het recht op dataportabiliteit is enkel van toepassing op persoonsgegevens die aangeleverd werden door de natuurlijke persoon zelf. Persoonsgegevens die de organisatie zelf gegenereerd heeft door bijvoorbeeld data-analyse, vallen niet onder deze verplichting.

Recht op vergetelheid

Je kunt op elk moment van een organisatie eisen dat al je persoonsgegevens verwijderd worden. Dat geldt ook voor eventuele back-up bestanden. Een organisatie moet binnen een termijn van maximaal één maand voldoen aan je verzoek.

Persoonsgegevens die niet meer gebruikt worden door een organisatie en niet meer bijdragen tot het behalen van een zekere doelstelling, moeten steeds verwijderd worden door een organisatie. Natuurlijk kun jij zelf op elk moment vragen je gegevens te verwijderen.

Een organisatie kan een dergelijk verzoek weigeren te vervullen indien zij daarvoor een gerechtvaardigde grond heeft.

Recht op verzet tegen profilering

Je hebt het recht om van een organisatie te eisen dat er geen automatische verwerking op je persoonsgegevens wordt uitgevoerd.