Algemene voorwaarden

1. Geldigheidsvoorwaarden en bekendmaking

  1. Deze algemene leverings-, verkoop-, en betalingsvoorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en overeenkomsten.
  2. Bekendmaking van deze voorwaarden geschiedt door een offerte (aanbieding), overeenkomst of factuur. Alle offertes, overeenkomsten en facturen bevatten een verwijzing naar de algemene voorwaarden op de website van Proactify. Op verzoek van de Klant kan een papieren versie worden bekomen.
  3. In het geval van tegenstrijdigheden tussen de Nederlandstalige versie van deze algemene voorwaarden en een anderstalige versie, primeert de Nederlandstalige versie.

2. Offertes en aanbiedingen

  1. Alle aanbiedingen en offertes door Proactify gedaan zijn vrijblijvend, ook indien zij een geldigheidstermijn bevatten.
  2. Mondeling of schriftelijk geplaatste opdrachten krijgen pas uitwerking na schriftelijke bevestiging of contract.
  3. De Klant is gerechtigd binnen twee werkdagen na ontvangst van de bevestiging of overeenkomst bezwaar aan te tekenen. Na deze periode zal de opdracht worden uitgevoerd onverminderd de artikelen: (zie artikel 4.3. en 6.1.)
  4. Gegevens in drukwerken die door Proactify zijn verstrekt, kunnen zonder voorafgaand bericht worden gewijzigd.
  5. Prospectie wordt aangegaan voor een minimumtermijn van 6 maanden. Deze termijn wordt stilzwijgend verlengd per 6 maanden. De Klant heeft de mogelijkheid om de prospectietermijn op te zeggen minimum 2 maanden voorafgaand aan het aflopen van de 6-maandelijkse termijn. Deze opzeg dient schriftelijk te gebeuren en zal door Proactify eveneens schriftelijk worden bevestigd.
  6. Bijkomende prestaties die aangevraagd worden door de Klant worden uitgevoerd in regie. Proactify zal telkens voorafgaand een prijsraming (prijsofferte) overmaken aan de Klant. De Klant wordt geacht dit schriftelijk te bevestigen voor akkoord.

3. Prijzen en betalingsmodaliteiten

  1. De facturen van Proactify zijn contant betaalbaar op het maatschappelijk adres of op hoger vermeld rekeningnummer binnen de 30 dagen na factuurdatum. Bij niet betaling of gedeeltelijke betaling van de factuur op de vervaldag zal zonder verdere kennisgeving het factuurbedrag worden verhoogd met een schadevergoeding van 10%, met een minimum van 150 euro. Conform de wet betalingsachterstand in handelszaken wordt tevens een nalatigheidsintrest aangerekend van 8% op het openstaande saldo, verschuldigd tot op de dag der volledige betaling.
  2. Indien de dienstverlening door Proactify in aanmerking komt voor subsidie door de KMO-portefeuille, conformeren beide partijen zich om zich aan de regelgeving te houden die het Agentschap Innoveren & Ondernemen voor kmo-portefeuille oplegt. Indien de Klant zich niet aan de procedures houdt of de dienstverlening vroegtijdig beëindigt, dan vervalt de subsidie van de KMO-portefeuille en wordt het betreffende bedrag mee gefactureerd met de eerstvolgende factuur. Het gebrek aan geschreven protest van een factuur binnen de 8 kalenderdagen vanaf de verzending ervan, houdt de onherroepelijke aanvaarding van de factuur en de erin vermelde bedragen, producten en diensten in.
  3. Proactify behoudt zich de mogelijkheid voor om de facturen te cederen aan een derde.
  4. Elke betaling wordt aangerekend op de oudste vervallen factuur, en eerst op de verschuldigde intresten en kosten. Toegestane kortingen vervallen bij het niet respecteren van de algemene verkoopsvoorwaarden.

4. Levering van de diensten

  1. Proactify verbindt zich ertoe alle zorgen te besteden aan de uitvoering van de haar toevertrouwde opdracht.
  2. Proactify is er toe gehouden de termijnen en deadlines te eerbiedigen die in de Overeenkomst worden opgesteld op voorwaarde dat de Klant haar de nodige documenten, databases en alle noodzakelijke inlichtingen bezorgt binnen de afgesproken termijnen, en op voorwaarde dat de beschikbaarheid van het betrokken personeel dit toelaat.
  3. Vertragingen in de uitvoeringstermijnen en de opleveringen binnen deze Overeenkomst worden vooraf gecommuniceerd en geven de Klant geen recht op schadevergoeding of prijsvermindering, noch op ontbinding van de Overeenkomst.
  4. Proactify is gerechtigd alvorens de diensten te leveren of met de aflevering voort te gaan, voldoende zekerheid voor het nakomen van de betalingsverplichtingen, dan wel vooruitbetaling van koper te bedingen.
  5. De diensten van Proactify worden enkel verstrekt voor het overeengekomen gebruik. De Klant mag deze niet, noch geheel noch gedeeltelijk ter beschikking stellen, doorverkopen, verhuren of proberen te herverkopen of verhuren, aan eender welke derde partij, tegen eender welke vergoeding.
  6. De vervoerskosten worden als volgt berekend: <25 km € 1,15/km / 25-75 km € 1,00/km / 75-100 km € 0,90/km / >100 km € 0,80/km
  7. Proactify is niet gehouden tot garantie betreffende haar dienstverlening. Behoudens de omschreven opdracht is Proactify niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals verlies van omzet, winstderving of fouten in hoofde van de Klant.
  8. De uitvoering van deze overeenkomst dient te goeder trouw te gebeuren. Overmacht kan nooit een fout inhouden in hoofde van 1 der partijen en dient te worden bewezen volgens de huidige, gerechtelijke omschrijving van het begrip. De duur van de overmacht schorst de verbintenis zonder recht op schadevergoeding of prijsvermindering.
    1. Onder overmacht wordt verstaan: elke gebeurtenis die het nakomen van de verbintenis onmogelijk maakt. Deze gebeurtenis mag niet te wijten zijn aan een fout van de partijen en kon bij contractsluiting redelijkerwijze niet te voorzien zijn.

5. Eenzijdige wijzigingen door de Klant en einde van de overeenkomst

  1. De Overeenkomst eindigt bij afloop van de termijn waarvoor zij is aangegaan.
  2. Proactify behoudt zich het recht voor te allen tijde de samenwerking stop te kunnen zetten mits gegronde deontologische, ethische of morele redenen die niet in overeenstemming kunnen gebracht worden met haar interne bedrijfswaarden en deontologische gedragscode. In voorkomend geval zal er een afrekening plaatsvinden op basis van de gepresteerde mandagen aan het overeengekomen tarief.
  3. Wanneer tussen Partijen bindende uitvoeringsdata en -termijnen werden vastgelegd en de Klant wenst deze eenzijdig te wijzigen, dan zal Proactify zich inspannen om binnen de mogelijkheden van haar werking hieraan tegemoet te komen. Het maximale verplaatsen van de start- en uitvoeringsdata mag de 10 werkdagen niet overschrijden. Het eenzijdig wijzigen door de klant van de uitvoeringsdata en -termijnen met meer dan 10 werkdagen leidt tot een bijkomende kost van 20% van het factuurbedrag.
  4. In alle gevallen van annulering door de Klant vooraleer de opdracht werd aangevat, zal er een vergoeding verschuldigd zijn van 25% van de globale jaarlijkse prijs, zoals opgenomen in deze overeenkomst.
  5. In alle gevallen van vroegtijdige beëindiging van de jaarovereenkomst, zal een opzegperiode van 3 maanden verschuldigd zijn. De opzegtermijn gaat in vanaf de 1ste dag van de maand volgend op de opzegdatum.
  6. Als een aangegane overeenkomst wordt onderbroken of geschorst tijdens de uitvoering ervan, dan wordt het uitgevoerde gedeelte gefactureerd met een verhoging van 5% op het gepresteerde deel. Een schorsing van de overeenkomst kan maximum 3 maanden bedragen.
    1. Verlenging van de schorsing kan enkel na schriftelijk akkoord van Proactify en kan onderhevig zijn aan een gewijzigde prijsofferte.

6. Klantenregeling

  1. Proactify doet haar uiterste best om haar diensten zo goed en professioneel mogelijk te leveren. Eventuele klachten over de geleverde diensten of prestaties dienen binnen de 8 werkdagen per aangetekend schrijven overgemaakt te worden aan Proactify BV. Na deze termijn komt het bezwaar niet meer in aanmerking voor behandeling en wordt de Klant geacht in te stemmen met de wijze waarop de dienstverlening is verlopen. Een klacht kan nooit een uitstel of schorsing van een reeds verschuldigde betaling verantwoorden.
  2. Klachten worden niet behandeling genomen wanneer de Klant of derden iets aan de dienstverlening hebben toegevoegd, weggelaten of aangepast.

7. Gegevensbescherming

  1. Proactify zal alle data die zij verwerft bij de uitoefening van een Overeenkomst strikt persoonlijk en discreet behandelen en neemt hiervoor de nodige beveiliging in acht overeenkomstig de geldende wetgeving.
  2. De vergaarde data wordt door Proactify enkel aangewend voor het doel van de opdracht en de uitwerking van de Overeenkomst. De data die aangewend wordt voor het opmaken van algemene marktinzichten, het interpreteren van gedragspatronen en trends in de respectievelijke sectoren van het onderzochte doelpubliek, behoort exclusief toe aan Proactify en kan als dusdanig ook publiek gebruikt worden zonder dat de persoonsgegevens of bedrijfsgegevens van de individuele onderzoekssubjecten kenbaar worden gemaakt.
  3. De persoonsgegevens waarover sprake in art. 7.2 zullen na een bewaartermijn van 1 jaar en na de stopzetting van de opdracht vernietigd worden. De verschillende antwoordcategorieën kunnen echter langer bewaard worden voor verdere analyse en onderzoek.
  4. Binnen de uitvoering van de Overeenkomst kan er op één of meerdere momenten een overdracht van persoonsgegevens plaatsvinden van Proactify naar de Klant. Door het ondertekenen van de Overeenkomst verklaart de Klant dat zij alle nodige maatregelen onderneemt om GDPR-compliant te werk te gaan in het bewaren, beveiligen en bewerken van de overgedragen persoonsgegevens. Proactify heeft op elk moment het recht de ondernomen maatregelen te controleren en het project on hold te zetten wanneer zij kennis krijgt dat niet alle procedures verlopen volgens de vereisten van de GDPR-verordening.
  5. Indien de Klant wenst dat de rapportage gedurende de Overeenkomst rechtstreeks in het softwaresysteem van de Klant gebeurt, dan dient de Klant hiervoor alle voorzorgen te nemen om te voorzien in de beveiliging van persoonsgegevens die verzameld worden door Proactify. Proactify kan in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden voor de werking van haar klanten, indien deze gebeurt conform de GDPR-verordening.
  6. Tenzij expliciet anders bedongen in de Overeenkomst, verklaart de Klant zich akkoord dat zijn bedrijfsnaam en het logo alsook de persoonlijke naam van de vertegenwoordiger(s) van de Klant gebruikt kunnen worden voor promotionele doeleinden (zoals publicatie op de website van Proactify) op voorwaarde dat de specifieke geheimhoudingsclausules en discretieplicht uit deze overeenkomst niet geschonden worden. De gegevens van de Klant kunnen mits uitdrukkelijke toestemming eveneens door Proactify gebruikt worden voor direct marketing doeleinden.
  7. De inhoud van het privacy-beleid van Proactify werd opgesteld conform de GDPR en kan op elk moment geraadpleegd worden op de website van Proactify. (https://www.proactify.be/gdpr)

8. Algemene Bepalingen

  1. De Klant verbindt zich ertoe direct noch indirect werknemers of ex-werknemers (onder ex-werknemers wordt verstaan een gewezen medewerker die Proactify sedert minder dan 12 maanden heeft verlaten) van Proactify af te werven, en is zowel geldig voor medewerkers die rechtstreeks in dienstverband van Proactify werk(t)en, als medewerkers die via andere verloningspartners tewerkgesteld worden/werden (interim, VDAB…). In geval van inbreuk op deze clausule zal een schadevergoeding verschuldigd zijn van minstens 24 maanden brutoloon van de werknemer of de ex-werknemer, zoals de laatste maal is betaald door Proactify of diens verloningspartners.
  2. Proactify behoudt zich het recht voor haar algemene voorwaarden op ieder moment te wijzigen en zal de Klant hiervan tijdig op de hoogte stellen. Bij gebrek aan expliciete vraag of weigering binnen de 8 kalenderdagen gaat Proactify ervan uit dat de Klant akkoord is met de gewijzigde algemene voorwaarden.
  3. Mocht enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden niet van toepassing of in strijd met de openbare orde of de wet zijn, dan zal slechts de desbetreffende bepaling als niet geschreven worden beschouwd. De overige clausules in deze Algemene Voorwaarden blijven onverkort van kracht.
  4. Alle geschillen over de uitvoering van deze overeenkomst worden behandeld naar Belgisch recht. De rechtbanken van Hasselt zijn uitsluitend bevoegd om kennis te nemen van eventuele rechtsgeschillen.