Algemene voorwaarden

1. Geldigheidsvoorwaarden en bekendmaking

Deze algemene leverings-, verkoop-, en betalingsvoorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en overeenkomsten.
Bekendmaking van deze voorwaarden geschiedt door een offerte (aanbieding), overeenkomst of factuur. Alle offertes, overeenkomsten en facturen bevatten een verwijzing naar de algemene voorwaarden op de website van Proactify. Op verzoek van de Klant kan een papieren versie worden bekomen.
In het geval van tegenstrijdigheden tussen de Nederlandstalige versie van deze algemene voorwaarden en een anderstalige versie, primeert de Nederlandstalige versie.

2. Offertes en aanbiedingen

Alle aanbiedingen en offertes door Proactify gedaan zijn vrijblijvend, ook indien zij een geldigheidstermijn bevatten.
Mondeling of schriftelijk geplaatste opdrachten krijgen pas uitwerking na schriftelijke bevestiging of contract.
De Klant is gerechtigd binnen twee werkdagen na ontvangst van de bevestiging of overeenkomst bezwaar aan te tekenen. Na deze periode zal de opdracht worden uitgevoerd, onverminderd de bepalingen van artikel 4.3 (vertragingen in de uitvoering) en artikel 1. (geldigheidsvoorwaarden en bekendmaking)
Gegevens in drukwerken die door Proactify zijn verstrekt, kunnen zonder voorafgaand bericht worden gewijzigd.
Bijkomende prestaties die aangevraagd worden door de Klant worden uitgevoerd in regie. Proactify zal telkens voorafgaand een prijsraming (prijsofferte) overmaken aan de Klant. De Klant wordt geacht dit schriftelijk te bevestigen voor akkoord.

3. Prijzen en betalingsmodaliteiten

De facturen van Proactify zijn betaalbaar op het maatschappelijk adres of op hoger vermeld rekeningnummer, uiterlijk binnen 30 dagen na factuurdatum.
Bij niet-betaling of gedeeltelijke betaling op de vervaldag wordt het factuurbedrag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 10%, met een minimum van €150. Conform de wet inzake betalingsachterstand in handelszaken is een nalatigheidsintrest van 8% verschuldigd op het openstaande saldo, te rekenen vanaf de vervaldag tot op de dag van volledige betaling.
Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke invorderingskosten (inclusief redelijke kosten voor juridische bijstand en inningskantoren) die voortvloeien uit het innen van openstaande facturen, zijn volledig ten laste van de Klant.
Proactify behoudt zich het recht voor om, bij niet- of laattijdige betaling, de uitvoering van haar prestaties onmiddellijk en zonder voorafgaande ingebrekestelling op te schorten totdat alle verschuldigde bedragen volledig zijn voldaan.
Indien de dienstverlening door Proactify in aanmerking komt voor subsidie door de KMO-portefeuille, conformeren beide partijen zich om zich aan de regelgeving te houden die het Agentschap Innoveren & Ondernemen voor kmo-portefeuille oplegt. Indien de Klant zich niet aan de procedures houdt of de dienstverlening vroegtijdig beëindigt, dan vervalt de subsidie van de KMO-portefeuille en wordt het betreffende bedrag mee gefactureerd met de eerstvolgende factuur. Het gebrek aan geschreven protest van een factuur binnen de 8 kalenderdagen vanaf de verzending ervan, houdt de onherroepelijke aanvaarding van de factuur en de erin vermelde bedragen, producten en diensten in.
Proactify behoudt zich de mogelijkheid voor om de facturen te cederen aan een derde.
Elke door de Klant verrichte betaling wordt in de eerste plaats aangerekend op de oudste vervallen factuur, en daarbij eerst op de verschuldigde intresten en kosten, vervolgens pas op het openstaande factuurbedrag.
Eventuele door Proactify toegekende kortingen zijn enkel geldig indien de Klant alle contractuele en betalingsvoorwaarden naleeft. Bij niet-naleving vervallen deze kortingen automatisch en kan Proactify alsnog het volledige factuurbedrag opeisen.
Proactify houdt zich het recht voor om een prijswijziging door te voeren indien deze gebaseerd is op een substantiële stijging van de werkingskosten met betrekking tot, maar niet limitatief: energiekosten en kilometervergoeding, IT, telecom en andere nutsvoorzieningen. De prijswijziging, gebaseerd op objectieve parameters, zal voorafgaand aan de Klant meegedeeld worden.

4. Levering van de diensten

De overeenkomst tussen Proactify en de Klant betreft een inspanningsverbintenis in hoofde van Proactify, die zich ertoe verbindt alle zorgen te besteden aan de uitvoering van de haar toevertrouwde opdracht.
Proactify is er toe gehouden de termijnen en deadlines te eerbiedigen die in de Overeenkomst worden opgesteld op voorwaarde dat de Klant haar de nodige documenten, databases en alle noodzakelijke inlichtingen bezorgt binnen de afgesproken termijnen, en op voorwaarde dat de beschikbaarheid van het betrokken personeel dit toelaat.
Vertragingen in de uitvoeringstermijnen en de opleveringen binnen deze Overeenkomst worden vooraf gecommuniceerd en geven de Klant geen recht op schadevergoeding of prijsvermindering, noch op ontbinding van de Overeenkomst.
Proactify is gerechtigd alvorens de diensten te leveren of met de aflevering voort te gaan, voldoende zekerheid voor het nakomen van de betalingsverplichtingen, dan wel vooruitbetaling van koper te bedingen.
De diensten van Proactify worden enkel verstrekt voor het overeengekomen gebruik. De Klant mag deze niet, noch geheel noch gedeeltelijk ter beschikking stellen, doorverkopen, verhuren of proberen te herverkopen of verhuren, aan eender welke derde partij, tegen eender welke vergoeding.
De vervoerskosten worden als volgt berekend:
1. < 25 km: € 1,65/km
2. 25 – 75 km: € 1,50/km
3. 75 – 100 km: € 1,40/km
4. > 100 km: € 1,30/km
Proactify is niet gehouden tot garantie betreffende haar dienstverlening. Behoudens de omschreven opdracht is Proactify niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals verlies van omzet, winstderving of fouten in hoofde van de Klant.
De uitvoering van deze overeenkomst dient te goeder trouw te gebeuren. Overmacht kan nooit een fout inhouden in hoofde van 1 der partijen en dient te worden bewezen volgens de huidige, gerechtelijke omschrijving van het begrip. De duur van de overmacht schorst de verbintenis zonder recht op schadevergoeding of prijsvermindering.
1. Onder overmacht wordt verstaan: elke gebeurtenis die het nakomen van de verbintenis onmogelijk maakt. Deze gebeurtenis mag niet te wijten zijn aan een fout van de partijen en kon bij contractsluiting redelijkerwijze niet te voorzien zijn.

5. Eenzijdige wijzigingen door de Klant en einde van de overeenkomst

De Overeenkomst eindigt bij afloop van de termijn waarvoor zij is aangegaan.
Het totaalbedrag van de overeenkomst blijft integraal verschuldigd, ook in geval van voortijdige beëindiging door de Klant.
Proactify behoudt zich het recht voor te allen tijde de samenwerking stop te kunnen zetten mits gegronde deontologische, ethische of morele redenen die niet in overeenstemming kunnen gebracht worden met haar interne bedrijfswaarden en deontologische gedragscode. In voorkomend geval zal er een afrekening plaatsvinden op basis van de gepresteerde mandagen aan het overeengekomen tarief.
Wanneer tussen Partijen bindende uitvoeringsdata en -termijnen werden vastgelegd en de Klant wenst deze eenzijdig te wijzigen, dan zal Proactify zich inspannen om binnen de mogelijkheden van haar werking hieraan tegemoet te komen. Het maximale verplaatsen van de start- en uitvoeringsdata mag de 10 werkdagen niet overschrijden. Het eenzijdig wijzigen door de klant van de uitvoeringsdata en -termijnen met meer dan 10 werkdagen leidt tot een bijkomende kost van 20% van het factuurbedrag.
Een lopende overeenkomst kan enkel geschorst worden mits schriftelijk akkoord van Proactify, en op voorwaarde dat dit minstens 3 weken op voorhand wordt aangevraagd. De overeenkomst moet daarbij een minimumlooptijd van 1 jaar hebben. Per kalenderjaar zijn maximaal twee onderbrekingen toegestaan, met een maximale duur van telkens 4 weken.
1. Indien een overeenkomst wordt geschorst tijdens de uitvoering, wordt het reeds uitgevoerde gedeelte gefactureerd met een verhoging van 5% op het gepresteerde deel. De schorsing mag maximaal 3 maanden bedragen. Een langere of bijkomende schorsing kan enkel mits uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van Proactify en kan aanleiding geven tot een aangepaste prijsofferte of prijsverhoging voor het resterende gedeelte.
Proactify doet haar uiterste best om haar diensten zo goed en professioneel mogelijk te leveren. Eventuele klachten over de geleverde diensten of prestaties dienen binnen de 8 werkdagen per aangetekend schrijven overgemaakt te worden aan Proactify BV. Na deze termijn komt het bezwaar niet meer in aanmerking voor behandeling en wordt de Klant geacht in te stemmen met de wijze waarop de dienstverlening is verlopen. Een klacht kan nooit een uitstel of schorsing van een reeds verschuldigde betaling verantwoorden.
Klachten worden niet behandeling genomen wanneer de Klant of derden iets aan de dienstverlening hebben toegevoegd, weggelaten of aangepast.

6. Gegevensbescherming

Proactify zal alle data die zij verwerft bij de uitoefening van een Overeenkomst strikt persoonlijk en discreet behandelen en neemt hiervoor de nodige beveiliging in acht overeenkomstig de geldende wetgeving.
Alle intellectuele eigendomsrechten die voorafgaand of tijdens de uitvoering van de Overeenkomst gegenereerd worden, blijven of worden eigendom van Proactify. De levering van diensten strekt niet tot overdracht van de rechten van intellectuele eigendom.

7. Algemene Bepalingen

De Klant verbindt zich ertoe direct noch indirect werknemers of ex-werknemers (onder ex-werknemers wordt verstaan een gewezen medewerker die Proactify sedert minder dan 12 maanden heeft verlaten) van Proactify af te werven, en is zowel geldig voor medewerkers die rechtstreeks in dienstverband van Proactify werk(t)en, als medewerkers die via andere verloningspartners tewerkgesteld worden/werden (interim, VDAB…). In geval van inbreuk op deze clausule zal een schadevergoeding verschuldigd zijn van minstens 24 maanden brutoloon van de werknemer of de ex-werknemer, zoals de laatste maal is betaald door Proactify of diens verloningspartners.
Proactify behoudt zich het recht voor haar algemene voorwaarden op ieder moment te wijzigen en zal de Klant hiervan tijdig op de hoogte stellen. Bij gebrek aan expliciete vraag of weigering binnen de 8 kalenderdagen gaat Proactify ervan uit dat de Klant akkoord is met de gewijzigde algemene voorwaarden.
Mocht enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden niet van toepassing of in strijd met de openbare orde of de wet zijn, dan zal slechts de desbetreffende bepaling als niet geschreven worden beschouwd. De overige clausules in deze Algemene Voorwaarden blijven onverkort van kracht.
Alle geschillen over de uitvoering van deze overeenkomst worden behandeld naar Belgisch recht. De rechtbanken van Hasselt zijn uitsluitend bevoegd om kennis te nemen van eventuele rechtsgeschillen.